Biaya Komunikasi Perusahaan Bengkak? Ini Cara Mengatasinya

Komunikasi adalah masalah besar bagi sebuah organisasi. Semakin besar, semakin rumit. Seiring dengan kemajuan teknologi informasi, berkembang pula berbagai system solusi untuk menurunkan biaya komunikasi. Webinar adalah salah satu solusi.

Pengertian Webinar

Webinar atau web for seminar adalah sebuah system solusi untuk berkomunikasi jarak jauh dengan banyak orang secara live interaktif berbasis web.

Manfaat Webinar

Webinar secara praktis bisa digunakan untuk menyelenggarakan seminar, training dan meeting dengan peserta saling terpisah sampai 200 lokasi.

Pengguna Webinar

Pengguna webinar yang terbanyak adalah perusahaan, lembaga pendidikan dan organisasi yang memiliki kantor cabang di berbagai kota. Webinar juga banyak digunakan perorangan untuk mengajar, memberi training atau menjadi pembicara seminar, termasuk perorangan yang ingin mengikuti kuliah, training dan seminar.

Cara Kerja Webinar

Webinar adalah sebuah system solusi yang bekerja dengan jaringan internet. Karena itu, pengguna bisa memanfaatkan webinar di mana pun sepanjang ada jaringan internet yang memadai.

Bandwidth Webinar

Berdasarkan fungsinya, dua jenis bandwidth: upstream dan downstream. Upstream untuk mengunggah atau mengirim. Downstream untuk mengunduh atau mengikuti.

Downstream bandwidth di Indonesia rata-rata cukup besar. Apalagi setelah masuk generasi 4G. Jadi tidak ada masalah sama sekali untuk mengikuti webinar.

Upstream bandwidth rata-rata memang kecil. Tetapi webinar bisa bekerja dengan kapasitas bandwidth sekurang-kurangnya 1Mbps. Upstream bandwidth selular 4G umumnya sudah memadai.

Berdasarkan jaringan, bandwidth juga ada dua: internasional dan lokal. Bandwidth internasional menghubungkan lokasi kita dengan lokasi server di luar negeri. Bandwidth lokal menghubungkan lokasi kita dengan lokasi server di dalam negeri.

System webinar juga ada yang dioperasikan server di luar negeri dan dalam negeri. Kita bisa memilih mau menggunakan system yang mana. Penyedia jasa webinar seperti saya menyediakan dua opsi: internasional dan lokal.

Menggunakan webinar dengan server lokal tentu saja lebih nyaman. Sebab, kapasitas bandwidth lokal rata-rata lebih besar, baik upstream maupun downstream. Harga bandwidth lokal juga sangat murah.

Untuk penyelenggaraan webinar professional, disarankan menggunakan bandwidth sekurang-kurangnya 5 Mbps. Tujuannya agar bisa mengirimkan video berkualitas HD720p. Dengan kualitas seperti itu, peserta bisa menikmati seminar dengan sangat nyaman, baik menggunakan layar PC, laptop, tablet dan smartphone. Bahkan ketika disalurkan ke layar proyektor pun, gambar tidak pecah.

Set Up Webinar

Ada dua jenis perangkat webinar: perangkat pembicara dan perangkat peserta. Dua-duanya bisa menggunakan perangkat yang sama, mulai PC, laptop, tablet dan smartphone (android maupun ios).

Namun, untuk penyelenggaraan webinar yang baik, disarankan pembicara menggunakan perangkat professional, yakni menggunakan PC atau laptop dengan spesifikasi minimal i5 dan RAM 8GB.

Tidak ada spesifikasi khusus untuk perangkat yang digunakan peserta. Apa pun perangkat yang dimiliki peserta, bisa digunakan.

Camera System

Untuk mengirimkan video, diperlukan kamera. Semua laptop, tablet dan smartphone keluaran baru sudah dilengkapi dengan kamera. Namun untuk PC, harus ditambah dengan web camera. Pilihlah web camera yang berkualitas HD720p. Harganya murah dan mudah didapat di pasaran.

Selain web camera, bisa juga digunakan kamera jenis lain seperti handycam dan kamera berstandar broadcast. Tentu untuk menggunakan kamera jenis ini diperlukan video card sebagai converter agar video dari kamera bisa dibaca oleh PC.

Penggunakan kamera untuk fotografi tidak disarankan. Sebab, meski kamera tersebut dilengkapi fitur video, daya tahannya terhadap panas kurang baik. Beberapa kamera DSLR hanya mampu digunakan untuk mengerjakan pembuatan video tak lebih dari 12 menit. Sementara meeting, training dan seminar bisa berlangsung berjam-jam.

Video Monitor System

Semua perangkat PC, laptop, tablet dan smartphone sudah dilengkapi dengan screen atau layar monitor. Bila ingin mengikuti webinar beramai-ramai, hubungkan perangkat dengan proyektor atau LED TV dengan kabel HDMI.

Audio System

Untuk mengirimkan suara pembicara, gunakan perangkat microphone. Semua jenis microphone boleh digunakan sepanjang memiliki input yang sesuai untuk PC, laptop, tablet dan smartphone Anda.

Sound System

Untuk mendengarkan suara, perangkat seperti laptop, tablet dan smartphone sudah dilengkapi dengan speaker. Tetapi untuk PC perlu ditambah dengan speaker aktif.

Efisiensi Waktu

Bila Anda harus memberi training di 200 kota, berapa waktu yang diperlukan? Sekurang-kurangnya 400 hari. Lebih dari setahun. Dengan webinar, training di 200 kota akan selesai dalam waktu sehari.

Efisiensi Biaya

Bila kita harus menyelenggarakan meeting atau training dengan mengundang peserta dari 200 kota, berapa biaya yang dihabiskan untuk membeli tiket perjalanan dan bayar hotel? Dengan webinar, tidak perlu akomodasi luar kota.

Produktivitas Kerja

Berapa waktu yang diperlukan untuk mengikuti sebuah pertemuan atau training di luar kota? Sekurang-kurangnya 2 hari. Orang yang tinggal di Papua, bahkan membutuhkan waktu 3 hari untuk mengikuti acara di Jakarta. Sehari untuk berangkat. Sehari untuk meeting. Sehari untuk pulang. Webinar bisa diikuti tanpa pergi ke Jakarta.

Manfaat Bagi Industri

Semua industry dalam negeri saat ini menghadapi persoalan yang sama, yakni biaya operasional yang semakin mahal. Semua industry berupaya untuk mencari jalan agar produktivitas perusahaan semakin tinggi dengan biaya yang semakin efisien.

Salah satu penyumbang biaya tinggi bagi perusahaan adalah komunikasi. Karena itu, webinar menjadi solusi. Kontak saya melalui WA 087877913319 bila Anda memerlukan demo atau tambahan informasi.